Je kunt de kosten van een werknemer voor bijvoorbeeld zakelijk ritten,
abonnementen of cursussen bij elke verloning vergoeden. Het verwerken van
deze declaraties bezorgt je echter behoorlijk wat administratieve rompslomp.
Gaat het elke keer om dezelfde kosten dan kun je mogelijk ook een onbelaste
vaste kostenvergoeding geven. Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden.
De voorwaarden zijn afhankelijk van of je de oude regels voor vergoedingen of
verstrekkingen of de werkkostenregeling (WKR) toepast.
Oude regels
Onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen moet je in ieder
geval aan de volgende voorwaarden voldoen om een vaste kostenvergoeding te
kunnen geven:
• je stelt de vaste vergoeding los van het loon vast;
• je omschrijft het soort kosten;
• je omschrijft het geschatte bedrag van de kosten.
Als je aan deze voorwaarden voldoet mag je echter niet zomaar alle kosten
vergoeden. Je moet namelijk wel kunnen bewijzen dat het gaat om
beroepskosten. In dat geval gaat het om kosten die de werknemer moet maken
om zijn werk goed uit te kunnen voeren.
Daarnaast is het ook mogelijk om een onbelaste vaste kostenvergoeding te geven
voor intermediaire kosten. Dit zijn kosten die de werknemer maakt in
opdracht en voor rekening van de onderneming. Intermediaire kosten zijn
bijvoorbeeld de benzinekosten die de werknemer voorschiet voor de
bedrijfsauto. Je moet wel regelmatig controleren of de vaste
kostenvergoeding nog aan de voorwaarden voldoet. De Belastingdienst kan je
vragen om dit steekproefsgewijs te onderzoeken.
Werkkostenregeling
Als je al gebruikmaakt van de WKR gelden er echter andere regels. De
vergoedingen en verstrekkingen zijn dan in principe onbelast voor de
werknemer als je deze als eindheffingsloon onderbrengt in je vrije ruimte en
ze de drempel niet overschrijden.
Voorwaarde hierbij is wel dat de vergoeding of verstrekking qua aard en omvang
gebruikelijk is voor de werknemer. Op deze vrije ruimte komen de
intermediaire kosten en de gerichte vrijstellingen – zoals vergoedingen voor
reiskosten, abonnementen, cursussen en verhuiskosten – niet in mindering.
Wil je een vaste kostenvergoeding geven voor deze intermediaire kosten en
gerichte vrijstellingen, dan moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:
• je maakt het bedrag aannemelijk;
• je omschrijft elke kostenpost en vrijstelling;
• je geeft een schatting van het bedrag;
• je onderzoekt de vaste kostenvergoeding van tijd tot tijd.
Voor deze vaste kostenvergoeding ben je wel verplicht om vooraf een steekproef
te doen. Deze verplichting geldt niet voor al bestaande vaste
kostenvergoedingen.
Dit artikel is geschreven door de redactie van Fiscaal Rendement. Meer tips
en fiscaal nieuws vind je op www.rendement.nl/fiscaal
Lees ook:
Klik hier voor
alle andere belastingtips
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl